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あなたのPCライフにささやかな彩を

Tips003: Gmailのアーカイブって何?

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 Gmailはみなさん使っていますか?私は私用・仕事用どちらともGmailを使用しています。

 しかし、今まで”アーカイブ”という機能をいまいち理解しておりませんでした。メールをアーカイブしても、「あれ?消えた?何じゃらほい?」といった具合だったんですよね。

 公私ともに使っている手前、そろそろ理解しておかねば……と思い、調べてきました。

 

 

アーカイブってどこにあるの?

 まず、アーカイブボタンの場所についてです。パッと見で分かりづらいので、もしかしたら気づいていない方もいるかもしれませんね。

 

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 こちらは私のGmail受信箱の中にある、一つのメールを開いている画面です。ぼかしを入れているので少々見づらいかもしれませんが、赤枠で囲んでいる部分がアーカイブボタンです。

 下矢印が描かれている箱のようなデザインですね。

 こちらのボタンを押すと、なんとびっくり、受信箱からアーカイブしたメールが消えてしまいます

 

削除とは違うの?

 ここでまず、私の中に浮かんだ疑問がこれでした。

「削除と何が違うのだろう?」

Gmailにメールの削除を行うためのボタンは別にあるので、何か明確な違いがあるはずです。

 

メールは削除されていない

 実は受信箱から消えてしまったメールは、”受信箱からのみ削除された”だけなのです。

 Gmailには、受信箱とは別の「すべてのメール」フォルダというものがあります。このフォルダにアーカイブしたメールを残して、受信箱からのみ削除していたという事だったのです・アーカイブしたメールは、Gmailの「検索」の対象にもなります

 対して、削除をしてしまうとゴミ箱フォルダに移動してしまい、30日後に完全に削除されます。これが、削除とアーカイブの違いですね。

 

アーカイブしたメールに返信が来たら?

 もし、アーカイブして受信箱から削除したメールの延長に返信が来たらどうなるのでしょうか?Gmailヘルプページによりますと、

 

”アーカイブしたメールに返信があると、そのメールを含むメールスレッドが受信トレイに再度表示されます。”

 

つまり、アーカイブしたメールに返信があると通常通り、受信箱にメールが入ってくれるということですね。

 

アーカイブをするメリットとは?

 実際にアーカイブ機能を活用している知り合いに、この機能を使うメリットを聞いてみました。

(開口一番、「お前は何を言っているんだ。」と言われたことにショックを隠せません。)

 さて、Gmailにくるメールがどのようなものかにもよるのですが、主に「返信」や「メール内の指示」のような”処理”が必要な場合が多々あるかと思います。さらにそういった”処理”を必要とするメールが毎日たくさん来るわけです。

 そこで処理の済んだものから順にアーカイブしていくことで、”自分がまだ処理できていないメールはどれなのか?”が一目瞭然となるわけです。まさしく「目から鱗」でしたね。

 

 さらにアーカイブしたメール一覧を時系列順に参照することもでき、過去に自分が処理したメールも確認できます。

 こうしていくことで、受信箱の中が非常にすっきりと、かつメール管理をしやすくなるわけです。

 

さいごに。

 自分のGmail受信箱を改めてみてみますと、すでに関係のないメールや広告メールなどまで入っており、非常にごみごみとしております……。

 日々、重要なメールを取り扱っているような現場では、メールの見逃し・処理忘れなど許されるものではありません。また、整理整頓されている受信箱のほうが気分がいいですよね。これは、デスクワークがきれいなほうが気持ちがいいというのと似ている気がします。

 

参考:

support.google.com

 

※ 本記事にて「メール内容を”処理”」と表記しておりますが、「メール内容にある指示を行う、もしくはメールの返信を行うなど」という意を示しております。